Un cabinet d'environ 200 lots : ce que l'IA a fait en trois semaines.
Un gestionnaire seul, deux chantiers à la fois : changer de logiciel de gestion locative et absorber le courrier quotidien des locataires. Le gestionnaire avait lui-même chiffré la reprise des données à deux semaines de saisie à la main.
pour reprendre tout le portefeuille, au lieu de deux semaines
par an de charges facturées en double, trouvés avant le premier appel de loyer
de travail rendues en 19 jours, mesurées dans les outils
La reprise du portefeuille : une journée au lieu de deux semaines
Tout le portefeuille a été recréé dans le nouveau logiciel à partir de l'ancien, puis relu en base, fiche par fiche.
| Propriétaires et mandats de gestion | 39 · 58 |
| Immeubles et lots rattachés à leur mandant | 42 · 129 |
| Baux et locataires (colocations comprises) | 112 · 165 |
| Lignes de loyer et obligations d'assurance | 1 243 |
| Saisies créées ou corrigées | 2 431 |
Aucune fiche saisie par le gestionnaire n'a été modifiée : chaque écriture passait par un garde-fou qui l'interdisait.
L'erreur que personne n'avait vue : 54 824,76 € par an
En contrôlant la reprise, une anomalie est apparue : sur 109 baux, les charges étaient comptées deux fois. Le trop-facturé montait à 4 568,73 € par mois.
Elle a été confirmée par trois sources indépendantes et corrigée le jour même, avant le premier appel de loyer. Ensuite, chaque bail a été rapproché entre l'ancien et le nouveau logiciel : écart restant, 0,00 €.
Le chiffre qui compte : l'erreur n'a jamais atteint un seul locataire.
Le quotidien, pris en charge chaque jour
- Courrier des locataires. Les messages sont lus et triés, puis une réponse est préparée. Le gestionnaire la relit et l'envoie. Sur la période : 109 messages traités, 54 réponses rédigées.
- Factures du dirigeant. 3 110 pièces lues une par une. 865 vraies factures classées par année, société et fournisseur, le reste écarté (devis, relances, publicités).
- Le point du soir. Ce qui attend une décision, avec les brouillons déjà prêts.
Le pointage des loyers : la demi-journée du 10 du mois
Chaque mois, le gestionnaire ouvrait une dizaine de comptes bancaires pour pointer à la main qui avait payé. Selon son propre chiffrage, ça lui prenait 4 à 8 heures par mois.
Aujourd'hui, les relevés sont lus et rapprochés du loyer attendu, lot par lot. Sur les 171 lots loués :
| Payé conforme, reconnu sans intervention | 113 |
| Paiements partiels, identifiés comme tels | 8 |
| Trop-perçus signalés | 3 |
| Loyers versés sur un compte non fourni : mis de côté, jamais comptés comme impayés | 18 |
| Restant à vérifier à la main, le premier soir | 29 |
| Le lendemain, après recoupement | 9 |
Le recoupement a tout fait sans poser une seule question au gestionnaire : loyers payés fin août pour septembre, loyers réglés par la société du locataire, et surtout les reversements aux propriétaires. On en déduit ce que la gérance a réellement encaissé. Pour un bailleur, l'écart tombe au centime près sur un seul loyer impayé.
La difficulté, c'était les colocations : 89 des 171 lots ont plusieurs occupants, jusqu'à cinq. Rapprocher au seul nom du « locataire principal » produisait de fausses accusations d'impayé.
La règle : un doute n'est jamais présenté comme un impayé.
Les demandes de location qui n'arrivaient nulle part
Quand un appel sur une annonce de location reste sans réponse, le site d'annonces envoie un mail avec le numéro de la personne et l'annonce concernée. Ces mails arrivaient dans une boîte que personne ne dépouillait. On les a comptés un par un, sur 12 mois :
| Sollicitations reçues | 325 |
| dont appels manqués | 243 |
| Personnes qui ont essayé 3 ou 4 fois sans jamais joindre personne | 15 |
| Personnes qui ne voulaient pas louer, mais vendre | 11 |
Un exemple : une personne appelle un soir pour un studio et personne ne décroche. Elle a insisté, et elle a signé son bail une semaine plus tard. La vraie question, c'est combien n'insistent pas.
Ces personnes sont maintenant dans une base, avec leur numéro, l'annonce et la date de l'appel. Chaque nouvelle demande y arrive toute seule.
Ce qu'on ne promet pas. Rien ne part tout seul : l'IA prépare, un humain valide et envoie. Les premiers jours de mise en service demandent des corrections. Il y en a eu ici, elles sont tracées, et chaque automatisation est livrée avec son alerte de panne. On ne remplace pas un gestionnaire : on lui rend ses heures.
Et chez vous, combien d'heures ?
Le chiffrage est gratuit. On regarde où partent vos heures, on vous dit ce qu'on peut reprendre, et combien ça vous rend.
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